STIEBEL ELTRON GmbH & Co. KG

STIEBEL ELTRON ist eine international ausgerichtete Unternehmensgruppe und gehört weltweit zu den Markt- und Technologieführern in den Bereichen Haustechnik und Erneuerbare Energien. Mit fünf Produktionsstätten weltweit, 24 internationalen Tochtergesellschaften sowie Vertriebsorganisationen und Vertretungen in über 120 Ländern ist STIEBEL ELTRON global aufgestellt. Über 40 Prozent des Umsatzes entfallen auf das Ausland. Der Standort Holzminden ist der Hauptsitz der STIEBEL ELTRON-Gruppe und zugleich größte Produktionsstätte.

Im Mittelpunkt der Gruppe – mit einem Gesamtumsatz in 2013 von über 460 Millionen Euro und weltweit 3.000 Beschäftigten – stehen die Stiebel Eltron GmbH & Co. KG sowie die Stiebel Eltron International GmbH mit ihren nationalen und internationalen Vertriebsorganisationen. Traditionell ist das Unternehmen auf Großhandel und Fachhandwerk hin orientiert. Diese Ausrichtung ist auch heute noch Unternehmensphilosophie.

Von einer manuellen Planung in Excel ausgehend begab sich STIEBEL ELTRON auf die Suche nach einem geeigneten Planungstool. Bis dahin planten die Vertriebsorganisationen weltweit einmal jährlich in einem mit historischen Daten befüllten Excel-Sheet. Dieses musste zuvor länderspezifisch pro Vertriebsverantwortlichen hinsichtlich der zu beplanenden Artikel samt Preis und Währung vorbereitet werden. Hiermit war die zentrale Verwaltung in Holzminden rund acht Wochen beschäftigt. Am Ende galt es die teilweise veränderten Excel Sheets in mühevoller Kleinstarbeit zusammen zu führen. Im Ergebnis war der Planungsprozess enorm aufwendig, intransparent und durch das manuelle Zusammenführen fehleranfällig. Eine Aktualisierung dieser Planungen fand nur sporadisch und bezogen auf erkannte Problembereiche statt. Dem wollte STIEBEL ELTRON mit einem standardisierten und transparenten Planungsprozess innerhalb eines geeigneten Planungstools entgegentreten.

Ziel war es den Planungsprozess so effizient wie möglich zu gestalten, die Fehlerquote zu senken und aktuelle Erkenntnisse ständig einfließen zu lassen, um damit die Planungsgüte zu erhöhen. Im Rahmen eines Proof of Concepts und einem anschließenden Analyseworkshop überzeugte Board mit seinen umfassenden und flexiblen Planungsfunktionalitäten und die celver-Berater mit ihrer Umsetzungskompetenz. Insbesondere die flexibel modifizierbaren Rechenlogiken in Board und die programmierfreie Nutzung haben STIEBEL ELTRON im Vergleich zu diversen anderen Planungstools überzeugt.

Mit Projektstart im Februar 2010 spezifizierten die celver-Berater gemeinsam mit den Fachabteilungen den im Analyseworkshop erarbeiteten und dokumentierten Planungsprozess. Bevor die detaillierte Umsetzung der rollierenden Vertriebs- und Absatzplanung beginnen konnte, mussten die celver-Berater jedoch zunächst die benötigten Daten aus SAP in einem neuen Data Warehouse (Microsoft SQL Server) per entsprechender Schnittstelle zusammenführen. Die nächtliche Datenkonsolidierung und Prüfung erfolgt dabei innerhalb eines ETL Prozesses. Mit der daraus resultierenden konsistenten Datenbasis konnte das Projektteam nun die Applikation aufbauen.

Ausgangspunkt für die Planung ist ein grundlegendes Reporting, das direkt in die Planungsoberflächen integriert ist. So hat der Planer die Möglichkeit, einen direkten Vergleich innerhalb seiner Arbeitsoberfläche zu ziehen. Aus diesen Daten generiert Board anhand individuell definierter Algorithmen und unter Berücksichtigung von saisonalen Einflussfaktoren Vorschlagswerte für die bis zu 3.000 verschiedenen, zu planenden Artikel pro Vertriebsbereich und Monat. Innerhalb der konzipierten Planungsoberflächen können die Vertriebsverantwortlichen nun auf der gewünschten Ebene – beispielsweise Produktgruppe, Vertriebsgebiet oder direkt auf der Ebene Artikel – planen. Hierfür müssen sie lediglich die vorgeschlagenen Stückzahlen bei Bedarf anpassen. Außerdem können Preismodifikationen vorgenommen werden.

Zusätzlich integrierten die celver-Berater auf Basis der Vertriebsplanung eine automatische Stücklistenauflösung für Verkaufssets, die aus mehreren lagerhaltigen und verkaufsfähigen Komponenten bestehen. Abschließendes Ergebnis – unter Einbezug von relevanten Faktoren wie Lagerbestände, Meldebestände, Lieferzeiten etc. – ist ein entsprechender tagesaktueller Bedarfsplan, der nächtlich an SAP zurückgegeben wird und hier die Bestell- und Produktionsprozesse unterstützt. Neben der rollierenden Planung realisierte das Projektteam weitere Planungen. So errechnet Board anhand der Planzahlen und historischer Daten automatisch Vorschlagswerte für die künftigen Jahre. Dazu gehören unter anderem die Planung für das Folgejahr, die Mittel Fristplanung, die Marktplanung sowie eine Szenario- Umgebung.

Nach positiven Testergebnissen und umfassenden Schulungen der Key User ging im September 2010 die Board- Applikation erfolgreich in den Echtbetrieb. Mit Projektabschluss und zunehmender Anwendererfahrung kamen weitere Ideen hinzu. So erweiterte STIEBEL ELTRON in Zusammenarbeit mit den SDG-Beratern die Vertriebs- und Absatzplanung um eine Zubehörplanung. Seit Mitte 2011 liefert Board nun automatisch Planzahlen für die Zubehörartikel wie Verkleidungen oder Anschlusszubehör für Wärmepumpen. Damit konnte der Aufwand für die Planer deutlich reduziert werden und die Planungsgüte hat sich in diesem Bereich signifikant verbessert. Die Ermittlung der Werte erfolgt mit Hilfe einer in Board kalkulierten Zubehörmatrix, die sich auf Basis von Vergangenheitswerten berechnet. Dabei ist maßgeblich, wie oft bei einem Artikel statistisch ein Zubehörteil mit verkauft wurde. Absolutes Highlight dabei ist: Ad hoc, sobald ein Vertriebsverantwortlicher die Menge an Wärmepumpen plant und es wünscht, errechnet Board die zu erwartende Menge an relevantem Zubehör. Weitere Ergänzungen der Planungsapplikation sind angedacht. Derzeit ist die Erweiterung um zusätzliche User geplant und aktuell läuft die Umstellung auf die neue InMemory Datenbank. Eine enge und vertrauensvolle Zusammenarbeit zwischen dem Projektteam von STIEBEL ELTRON und den celver-Beratern sorgt dabei für bestmögliche Ergebnisse.

Mit der Einführung von Board hat STIEBEL ELTRON den gesamten Planungsprozess um ein Vielfaches beschleunigt und ist gezielt den Weg von einer statischen, zeitpunktorientierten Planung hin zu einer rollierenden gegangen. Alleine die vormals achtwöchige Planungsvorbereitung erfolgt nun über Nacht – und das jede Nacht. Die wegfallende manuelle Excel-Sheet Vorbereitung und Zusammenführung der Planzahlen spart nicht nur Zeit, sondern minimiert auch die Fehlerquote. Parallel verfügt die zentrale Verwaltung über einen maximal transparenten Planungsprozess. Gleichzeitig profitiert das Supply Chain Management, denn mit dem nächtlich aktualisierten Bedarfsplan, der an SAP zurückgegeben wird, lassen sich die Bestell- und Produktionsprozesse optimal unterstützen. Damit ist der Aufwand für die Überleitung der Bedarfsplanung in die Produktions- und Beschaffungsplanung in Teilbereichen deutlich gesunken, was in der Folge wieder eine sehr viel detailliertere Planung ermöglicht.

Das hat ausgesprochen günstige Auswirkungen auf Bestandskennzahlen, Lieferfähigkeit und die Planung der Produktionskapazitäten. STIEBEL ELTRON nutzt die Board-Applikation aber nicht nur für rein operative Zwecke, sondern auch für die Umsatzplanung. So werden die einzelnen Vertriebsverantwortlichen an ihren eigenen Planvorgaben gemessen und einzelne Umsatzziele festgehalten. Auf diese Weise gewinnt STIEBEL ELTRON zusätzlich Anhaltspunkte für die strategische Vertriebssteuerung.