Fahrplan für aktives Cash Management

So stellen Sie die richtigen Weichen

24.10.2022

Die Liquiditätsplanung beschäftigt sich mit dem Lebenselixier jedes Unternehmens: den zu erwartenden Einzahlungen und Auszahlungen.  Die Wichtigkeit der Gegenüberstellung und vorausschauenden Planung aller Zahlungsströme steht spätestens seit den Turbulenzen der letzten Jahre nicht mehr zur Diskussion. Es ist daher nicht verwunderlich, dass das Thema in vielen Unternehmen aktuell ganz oben auf der Agenda steht. 

Excel-Lösungen stoßen an ihre Grenzen

Die unterschiedlichen Ansätze zur Umsetzung der Liquiditätsplanung verwundern dabei umso mehr: Nicht selten wird noch immer versucht, das Thema mit umfangreichen und hochkomplexen Excel-Listen zu lösen. Angesicht der vielen benötigten Detailinformationen eine Sisyphus-Aufgabe. 

Zur detaillierten Planung braucht es nicht nur spezialisierte Mitarbeiter in der Finanzabteilung, sondern vor allem die richtigen Informationen aus den Fachabteilungen und deren Vorsystemen: Der Vertrieb weiß vielleicht, warum ein Kunde nicht zahlt und kann wertvolle Infos für die Risikoeinschätzung liefern, während der Einkauf besondere Zahlungsvereinbarungen getroffen hat, die es zu berücksichtigen gilt. Die Datensammlung in Excel gestaltet sich daher nicht nur als zeitintensiver Balanceakt, sondern birgt auch großes Fehlerpotenzial. 

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Mit kurzen Planungszyklen am Puls der Zeit

Hinzu kommt, dass sich die Planungszyklen deutlich verkürzt haben. Prognosen auf Quartals- oder selbst Monatsebene reichen im aktuellen, dynamischen Umfeld nicht mehr aus, um die Liquidität zu gewährleisten. Es braucht mindestens einen wöchentlichen Rhythmus mit einem realistischen Ausblick für die kommenden 20-30 Wochen, um bei Auffälligkeiten rechtzeitig gegensteuern zu können. 

Erfolgsfaktoren für die Liquiditätsplanung: 

  • Aktualität: Wöchentlicher Rhythmus, hohe Automatisierung, Predictive Analytics  
  • Einheitliche Datenbasis: Zusammenführung von Teilplänen, Anbindung der Vorsysteme 
  • Transparenz: Realistische Planung, Nachvollziehbarkeit, Simulationen 
  • Prozesssteuerung: Effiziente Workflows & Kommunikation  

Der Planungsprozess ist entscheidend

Die rollierende, wöchentliche Planung lässt zeitlich keine Luft für langes Abwägen. Eine schlanke und abgestimmte Gestaltung der Planungsprozesse ist daher erfolgsentscheidend. Welche Kennzahlen werden gebraucht? Wie ist der genaue Ablauf? Wer muss was wann tun? Und wie laufen die Schritte final ineinander? 

All das muss fest verankert sein und ist in diesem Detailierungsgrad tagesaktuell in Excel nicht mehr abbildbar. Integrierte Planungslösungen helfen, mit entsprechender Datenaufbereitung und mathematischen Algorithmen im Hintergrund, den Fokus auf die Analyse und Planung der Daten zu richten – und nicht nur auf das Sammeln von Zahlen. 

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Oft unterschätzt: Die Steuerung der Zahlungsflüsse

Geht es an die praktische Umsetzung, klingt die zentrale Aufgabe „Ein- und Auszahlungen planen“ zunächst nicht sonderlich schwierig. In der Praxis gibt es jedoch mehr zu beachten, als man denkt. Das gilt insbesondere für die dazugehörigen offenen Posten, die mittels vertraglicher oder historisch ermittelter Zahlungsziele in die Planung mit einbezogen werden müssen.  

Bei den bereits fälligen offenen Posten kommen noch Altersstruktur und Ausfallrisiko hinzu. Hier ist auch das Mahnwesen gefragt: Was mache ich mit diesen Posten? Wie bewerte ich die Ausfallwahrscheinlichkeit? Lassen sich die Beträge auf Basis des bisherigen Zahlungsverhaltens mathematisch vorhersehen und verteilen? Machine Learning auf Basis entsprechender Kundencluster hilft in diesem Kontext bei der Automatisierung der Prozesse. Aufschluss über das Potenzial zur Optimierung der Zahlungsprozesse ermöglicht das Process Mining 

Weitere häufig unterschätzte Punkte sind der Auftragsbestand und der Planumsatz. Die Einbindung der Sales- und Operationsplanung gibt wichtige Einblicke in die aktuelle Auftragslage und ermöglicht es, zu erwartende Zahlungseingänge zu ermitteln. 

Es braucht daher auch hier entsprechende Überleitungsbrücken, um wertvolle Informationen aus den Vorsystemen und Teilplanungen nutzen zu können. 

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Die Brücke mit integrierten Planungssystemen schlagen

Moderne, integrierte Planungslösungen ermöglichen es alle Daten zusammengeführt aufzubereiten, darzustellen und je nach Informationsbedarf per Knopfdruck herunterzubrechen. Mathematische Algorithmen und Verteilungsschlüssel unterstützen bei der Automatisierung und Präzisierung der Planungsergebnisse auf die Detailebene einer wöchentlichen Liquiditätsplanung.  

Aber auch die Erfahrung der langjährigen Planungsexperten darf dabei nicht zu kurz kommen: Manuelle Anpassungen sollten auf jeder Ebene möglich sein und können idealerweise für alle nachvollziehbar kommentiert und protokolliert werden. Entsprechende Workflows und Freigabeprozesse runden das System ab und geben jederzeit eine gute Übersicht zum aktuellen Stand der Planung. Das schafft größtmögliche Transparenz und Verlässlichkeit. 

Zur Sicherung der Liquidität bleiben Einnahmen und Ausgaben auf diese Weise stets im Blick und bei Auffälligkeiten kann sofort gegengesteuert werden. Auswirkungen auf die Liquidität lassen sich einfach simulieren und in die Planung einbeziehen. Selbstverständlich gehört im nächsten Schritt auch die Planung bzw. Anpassung bestehender Kreditlinien, Zinszahlungen und Tilgungsmodalitäten dazu. 

Fazit

Um die Weichen für ein aktives Liquiditätsmanagement zu stellen, braucht es Detailinformationen zur Auftragslage, Zahlungszielen, drohenden Ausfällen bis hin zu bestehenden Kreditlinien und Steuerzahlungen, die aus verschiedensten Abteilungen zusammengeführt, geplant und ausgewertet werden müssen.   

Die Liquiditätsplanung sollte möglichst wöchentlich rollierend stattfinden und mittels Workflows wichtige Bereiche im Unternehmen einbeziehen, um stets einen aktuellen Überblick über die Verfügbarkeit der Zahlungsmittel zu ermöglichen. Automatisierungen sowie eine klare Aufgabenverteilung beschleunigen den Erstellungsprozess.​  

So kann die Liquiditätsplanung auch in bewegten Zeiten die Basis für den Unternehmenserfolg sicherstellen. 

Autor: Sebastian Jakob 

Autor: Sebastian Jakob 

ist Leiter der Business Unit CFO Services bei der celver AG. Er ist zertifizierter Board Consultant und seit 2007 im Business-Intelligence- und CPM-Umfeld als Berater, Projektleiter und Pre-Sales tätig. Aktuell berät er Kunden aus den unterschiedlichsten Branchen zu deren Planungsvorhaben.

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