EUCON-GRUPPE

Mehr Transparenz und hohe Forecastgenauigkeit durch das HR-Modul von celver

Der Digitalisierungsexperte Eucon hilft Unternehmen, ihre datengetriebenen Prozesse zu automatisieren und generiert damit seit 20 Jahren messbaren Erfolg in den Geschäftsfeldern Automotive, Versicherungen und Real Estate. Um auch in den Planungsprozessen und beim Reporting deutlich schnellere und effizientere Resultate zu erzielen, hatte sich die Eucon-Gruppe dazu entschieden, BOARD, eine All-in-One-Plattform für Business Intelligence und Corporate Performance Management, einzuführen. In einer ersten Projektphase entwickelte Eucon gemeinsam mit den Planungsexperten der celver AG eine Umsatzplanung sowie eine CapEx- und OpEx-Planung (Capital & Operational Expenditures). Um schließlich die Personalkosten innerhalb der OpEx-Planung zu berechnen und die Personalressourcen besser zu planen, führte Eucon eine von celver vorgefertigte Lösung für die HR-Planung ein. Nun kann Eucon eine detaillierte Personalplanung von der Kapazitätsermittlung über die Genehmigung bis hin zur integrierten Personalkostenberechnung durchführen.

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„Schnelle Implementierung, super Kennzahlen, eine effiziente Workflowsteuerung – das HR-Modul von celver hat uns die Augen geöffnet, wie wir unsere individuellen HR-Planungsprozesse optimal in einem vorkonfigurierten System abbilden können.“

Timo Welling, Head of Controlling bei der Eucon-Gruppe

Branche: IT-Software & Services

Hauptsitz in Münster

400 Mitarbeiter

In 40 Ländern für 250 Kunden aktiv

Das Unternehmen

Eucon ist einer der weltweit führenden Anbieter von best-in-class Marktinformationen sowie datenbasierten Systemen für effizientes Produktmanagement im Automotive Aftermarket. Für Versicherer analysiert, automatisiert und beschleunigt Eucon den Schadenprozess und bietet intelligente Lösungen für die Daten- und Dokumentenverarbeitung. Für Real Estate Kunden analysiert Eucon Geschäftsprozesse und digitalisiert den gesamten Dokumenten- und Daten-Workflow. An den weltweiten Standorten arbeiten rund 400 Mitarbeiter für 250 Kunden in 40 Ländern.

Die Herausforderung

Als Wegbereiter für den digitalen Wandel bei seinen Kunden hatte die Eucon-Gruppe das strategische Unternehmensziel, ebenso bei den internen Geschäftsprozessen eine Digitalisierungsoffensive zum Erfolg zu führen – und damit wesentliche Effizienz- und Kostenvorteile auszunutzen. Unter anderem nahm man dabei die Reporting- und Planungsprozesse unter die Lupe.

Bisher war im Controlling Excel das Tool der Wahl. Dabei wurden für die Planung viele E-Mails hin und her geschickt und es war teilweise nicht eindeutig, wie der Fortschritt der Planenden war, sodass ein hoher Zeitaufwand entstand, die Planung auf einen einheitlichen Stand zu halten. „Diese potentielle Fehleranfälligkeit und der hohe manuelle Aufwand bei der Planung führte zu einer wachsenden Unzufriedenheit mit den Planungsprozessen“, erklärt Timo Welling, Head of Controlling bei der Eucon-Gruppe. „Wir wollten daher ein Tool finden, welches auf der einen Seite Reporting- und Planungsfunktionalitäten in einer Plattform integriert und auf der anderen Seite die Vorteile einer Prozess- bzw. Workflowsteuerung mitbringt.“ Eine Evaluierung verschiedener BI- und Planungstools schloss daran an, an dessen Ende man sich für die All-in-One-Plattform BOARD entschied.

Stand zu Beginn die Umsetzung einer integrierten Umsatzplanung im Fokus, so entwickelte sich bei Eucon zunehmend der Bedarf, eine HR-Planung in die neue OpEx-Planung zu integrieren. „Anfänglich versuchten wir die HR-Planung selbst in BOARD aufzusetzen, merkten allerdings schnell, dass wir ohne Unterstützung entwicklungstechnisch an Grenzen stoßen und dann brachte celver zur richtigen Zeit ihre vorgefertigte Lösung für die HR-Planung ins Spiel“, sagt Katharina Grasser, Controlling Specialist bei der Eucon Gruppe. „Das war für uns ein Volltreffer, denn durch die vorgefertigte Prozesslogik konnten wir uns an einem konkreten Grundgerüst orientieren, was uns die Übersetzung unserer eigenen HR-Planungsprozesse in die Lösung enorm vereinfacht hat.“

Die Umsetzung

Die vorkonfigurierte integrierte HR-Lösung von celver reicht von der Kapazitätsermittlung über die Genehmigung bis hin zur integrierten Personalkostenberechnung. „Es war hervorragend, von Anfang an auf all die Standardfunktionen aufzusetzen, das Grundgerüst und die Einstellungen waren da und wir konnten prozessual sofort loslegen, auf aggregierter Ebene den Personalbedarf zu planen, neues Personal zu beantragen und anschließend dann die Werte zu analysieren“, sagt Katharina Grasser. Durch die Unterstützung der celver AG wurde dabei innerhalb kürzester Zeit die Berechnungslogik auf die Geschäftsprozesse der Eucon-Gruppe angepasst. „Das HR-Modul war für uns ein echter Augenöffner, was wir für die HR-Planung bei uns tatsächlich brauchen“, erklärt Timo Welling.

Inzwischen nutzen ca. 40 Anwender die celver-Lösung für die Planung und das Reporting. Die HR-Planung wurde dabei vorerst quartalsweise implementiert, wobei die Ab- und Zugänge monatlich im System erfasst werden. Neben dem Controlling nutzen gegenwärtig die Geschäftsbereichsleiter die HR-Planung. Ein weiteres Ausrollen auf die Kostenstellverantwortlichen und ein monatlicher HR-Forecast stehen kurz vor der Realisierung. „Damit wäre dann unser ursprünglich avisierter Soll-Zustand erreicht“, erklärt Timo Welling, „wobei die Flexibilität von BOARD noch weiteres Potenzial bietet und wir während der hervorragenden Projektbegleitung durch celver gelernt haben, dass im übertragenen Sinne der Hunger auch immer beim Essen kommt.“

Der Kundennutzen

Neben der vollen Transparenz über die wichtigsten HR-Kennzahlen, wie z.B. die Personalkosten-, FTE- und Headcount-Entwicklung, konnte der Zeitaufwand für den HR-Planungsprozess signifikant gesenkt werden. „Haben wir früher mit Excel mehrere Wochen für die HR-Planung gebraucht, so sind wir jetzt zum Beispiel nach vier Tagen mit dem HR-Forecast durch“, sagt Timo Welling. „Früher wäre ein monatlicher HR-Forecast undenkbar gewesen. Das ist jetzt möglich. Zudem konnte auch der Reportingprozess extrem verkürzt werden. 3 Mal geklickt und schon sind die Daten visualisiert. Das kam natürlich bei unserer Geschäftsführung entsprechend gut an und sie waren verblüfft, dass wir neue Reports noch am selben Tag liefern, auf die sie früher mehrere Tage warten mussten.“

Ein wichtiges Thema für Eucon war die Workflow-Steuerung und die schnelle Datenanbindung. Gerade die Akzeptanz für die Workflowsteuerung war nach kurzer Zeit gegeben und nach einer ersten Adaptionsphase war das Feedback der Anwender über die intuitive Bedienbarkeit der celver-Lösung und den hohen Detaillierungsgrad, den BOARD etwa durch einen Drill-Down bietet, sehr positiv. „Im Hinblick auf die Datenanbindung liegen noch Projekte vor uns“, sagt Timo Welling. „Wir führen gegenwärtig anstelle einer HR-Applikation in Navision eine spezielle HR Software ein. Die Daten sollen neben den IST-Daten aus DATEV in das HR-Modul einfließen, sodass wir in Zukunft mit noch höherer Datenqualität für einen möglichst genauen Forecast in der HR-Planung sorgen. Ich bin mir sicher, dass uns zukünftig die celver AG hervorragend auch bei diesem Thema unterstützen wird, denn bisher haben die celver-Berater für jegliche Herausforderung die passende Lösung gefunden.“

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