Agiles Projektvorgehen in 100% Remote Work
Wie Aurubis und celver erfolgreich eine SCM-Planungsplattform remote einführten
Agile Projekte in der Supply-Chain-Planung leben von der Abbildung der individuellen Prozesse und vor allem von der direkten und engen Zusammenarbeit mit dem Kunden. Die Aurubis AG ist ein weltweit führender Anbieter von Nichteisenmetallen und einer der größten Kupferrecycler der Welt. Anfang 2020 hat Aurubis sich dazu entschlossen, im Rahmen des APS Programms die Planungsprozesse in der Supply Chain auf eine standardisierte Plattform zu migrieren und begann mit dem Projekt „Einkaufs- und Produktionsplanung im Bereich Kupferblister & Schrotte“. Ziel des Programmes ist die Reduzierung von fehleranfälligen manuellen Eingabeprozessen und die Schaffung von Szenario-Analysen in der Beschaffungsplanung. Auf lange Sicht will Aurubis mit dem Programm mehr Details in höherer Frequenz planen können mit dem Ergebnis besserer Vorhersagbarkeit. Im April entschied sich Aurubis, mit dem Planungsspezialisten der celver AG und der Plattform BOARD das erste Planungsprojekt zu starten.
COVID-19 machte es aber notwendig, dass das gesamte Projekt von der visuellen Spezifikation der Planungsprozesse, der Implementierung, der Schulung der Mitarbeiter bis hin zum Go-live-Support zu 100% remote aus dem Home-Office durchgeführt werden musste.Das entbehrt nicht einer gewissen Ironie, denn die Standorte von Aurubis und celver sind in Hamburg nur einen Steinwurf voneinander entfernt. „Sicherlich hat uns die Erfahrung mit Online-Tools wie Teams, Sharepoint und JIRA geholfen, den richtigen Raum für das Projekt zu schaffen“, so Klaus Henning Wenck. „Unterstützt durch die agile Projekt- und Umsetzungsmethodik mittels Scrum sowie die enge, tägliche Zusammenarbeit konnten wir so die räumliche Trennung wieder ausgleichen“. Retrospektiv betrachtet waren auch einige Lerneffekte während der Projektphase wichtig. Vor allem die Verkürzung der Sprintdurchläufe von ursprünglich vier auf zwei Wochen, das kontinuierliche Testen sowie eine enge Kommunikation und Klärung der Erwartungshaltung mit den anderen Stakeholdern hat im Projekt geholfen, in „Time & Budget“ zu bleiben. „Das ist nicht in jedem IT-Projekt der Fall“, sagt Klaus Henning Wenck mit leichtem Schmunzeln. „Wir haben also nicht nur ein gutes Projekt durchgeführt, sondern auch noch eins unter besonderen Umständen“.
Der Vorteil der Planungslösung ist unmittelbar im wöchentlichen P&OP-Meeting erkennbar. Die Daten sind jetzt aus automatisierten Quellen und ohne manuelle Aufbereitung verfügbar. Dadurch haben die einzelnen Planungsverantwortlichen in den Standorten mehr Zeit und können sich auf Datenqualität, Kommentierung und den Forecast fokussieren. Dies ermöglicht dem Planungsverantwortlichen für den P&OP-Prozess – basierend auf den aggregierten Informationen – deutlich schneller zu reagieren und mittels Simulation die wöchentlichen Abstimmungsmeetings direkt in der Software vorzubereiten und durchzuführen. Klaus Henning Wenck hierzu: „Nach den Erfahrungen des ersten Projektes werden wir jetzt direkt in die kommenden Teilprojekte mit der celver AG einsteigen, um unsere Planungsprozesse in der Supply Chain weiter zu optimieren. Die sehr partnerschaftliche und erfolgreiche Zusammenarbeit mit der celver AG stimmt uns hier sehr zuversichtlich“.
Schon vor COVID-19 konnten wir große Teile unserer Projekte mit Hinblick auf eine effiziente Realisierung remote gemeinsam mit unseren Kunden durchführen. Aber „the new normal“ mit einer Beschränkung der Vor-Ort-Tätigkeiten hat ein Umdenken in der Realisierung bewirkt. Moderne, cloud-basierte Infrastrukturen sowie neue methodische Kompetenzen und Verfahren unter anderem in der Gestaltung von fokussierten, kreativen Workshops haben dazu geführt, dass das gesamte Projekt zu 100% remote erfolgreich eingeführt werden konnte. Nichtsdestotrotz freuen wir uns in Zukunft auch wieder auf Vor-Ort-Tätigkeiten und den direkten Austausch mit unseren Kunden.
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