Big Dutchman

Beschleunigung und Automatisierung des Reporting

Ausgetretene Trampelpfade im Reporting durch
digitale Datenautobahnen zu ersetzen, das war
das erklärte strategische Ziel von Big Dutchman.

Daher stellte das Unternehmen die im Corporate Controlling über die Jahre gewachsene Excelwelt auf den Prüfstand. Neben der Beschleunigung und Automatisierung der Datenverarbeitung durch Board trug die effiziente Berechnung des hochkomplexen Umlageverfahrens mit dazu bei, dass das Corporate Controlling nun mehr Zeit hat, Daten zu analysieren und dem Management als Sparringspartner zur Seite zu stehen.

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„Komplexe Anforderungen wie die Berechnung des Umlageverfahrens auf die Matrixorganisation wurden schnell und zuverlässig umgesetzt und ließen sich dank der Flexibilität der Board-Lösung und der Unterstützung von celver genauso abbilden, wie wir uns das vorgestellt haben.“

Benjamin Gryschka, IT-Projektmanager im Corporate Controlling, Big Dutchman

Branche: Landwirtschaftlicher Handel

Über 3.400 Mitarbeiter weltweit

Hauptsitz in Vechta-Calveslage (Niedersachsen)

In mehr als 100 Ländern vertreten

985 Mio. € Umsatz in 2020

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Das Unternehmen

Big Dutchman entwickelt und vertreibt Fütterungsanlagen und Stalleinrichtungen für die moderne Haltung von Schweinen und Geflügel. Das Unternehmen beschäftigt weltweit rund 3.400 Mitarbeiter und ist als Marktführer der Branche in mehr als 100 Ländern vertreten. Mit seinen praxisgerechten und zukunftsweisenden Lösungen ist Big Dutchman besonders innovationsstark und gilt unter anderem im Bereich der tier-freundlichen Haltungsformen für Legehennen in Boden-, Freiland,- oder Biohaltung heute als führend. Der Firmensitz befindet sich im Vechtaer Stadtteil Calveslage in Niedersachsen.

Die Herausforderung

Als Innovationstreiber der Branche, mit heute über 700 Patent- und Gebrauchsmusteranmeldungen, stieg mit dem Unternehmenswachstum die Datenmenge der 59 an das Corporate Controlling angeschlossenen legalen Einheiten. Als Reaktion auf die positive Unternehmensentwicklung formulierte der Leiter des Corporate Controllings, Jürgen Spille, das strategische Ziel, eine Digitalisierungsoffensive voranzutreiben, um damit die langjährig ausgebildeten Trampelpfade mit Excel zu Verarbeitungs- und Reportingautobahnen auszubauen.

„Unser Ziel war es, Controlling-Prozesse zu automatisieren, um mehr Ressourcen für eine Datenanalyse zurückzugewinnen“, sagt Benjamin Gryschka, IT-Projektmanager im Corporate Controlling bei Big Dutchman. „Das war aus unserer Sicht zuallererst eine technische Frage. Die Vorgabe war daher, das Standard-Reporting und die damit zusammenhängende Datenverarbeitung gänzlich in einem einheitlichen Business Intelligence-Tool umzusetzen. Darüber hinaus sollte die Lösung perspektivisch BI gestützte Planungsfunktionalitäten bereitstellen“, erklärt Benjamin Gryschka. Als erste Projekte wurden dabei das Cost Center Reporting und das mandantenübergreifende Sales Reporting identifiziert. „Im Hinblick auf das Cost Center Reporting standen wir vor der Herausforderung, dass wir mit unserer gewachsene Excellösung von der Rechenleistung und Komplexität an die Grenzen stießen. Der manuelle und koordinierende Aufwand stieg mit wachsender Detailtiefe in Excel“, sagt Kristin Kathmann, Fachverantwortliche der Kostenstellenrechnung im Corporate Controlling bei Big Dutchman. „Ähnlich verhielt es sich mit dem Sales Reporting, dessen Detailanalysen nicht mehr zeitgemäß waren“, schildert Kristin Kathmann.

Auf Basis der strategischen Ziele und operativen sowie controllingspezifischen Bedürfnisse wurde ein Anforderungskatalog formuliert, der mit dem am Softwaremarkt bestehenden Tools verglichen wurde. In der Evaluierungsphase wurden die BI-Experten der celver AG hinzugezogen und man entschied sich schließlich Board als einheitliche BI-Plattform einzuführen. „Board war für uns metaphorisch gesprochen das Schweizer Taschenmesser, was wir gesucht hatten: eine flexible und zugleich einheitliche Plattform für Business Intelligence, Reporting und Planung, und damit ein verlässlicher Single-Point-of- Truth für unser Unternehmen“, sagt Benjamin Gryschka. „Bei unserer Entscheidung spielten auch eine Reihe von Funktionalitäten eine nicht zu unterschätzende Rolle, seien es die Workflowsteuerung, die verschiedenen Drill-Funktionen oder die umfangreichen Berechtigungsmöglichkeiten“, ergänzt Kristin Kathmann.

Die Umsetzung

Auf der Grundlage eines dezidierten Lastenheftes mit Designvorgaben und der Idee, innerhalb des Projekts neue Anforderungen agil umzusetzen, wurde das Cost Center Reporting in Board mit celver aufgebaut. Entscheidend war dabei das Kostenstellenumlageverfahren effizient in Board abzubilden und moderne Visualisierungen, wie z.B. Treemaps und Wasserfalldiagramme, im Reporting zu nutzen. „Wir laden eine Vielzahl von Daten aus Excel oder dem Data Warehouse, seien es Bewegungsdaten oder Stammdaten, in Board, prüfen auf Konsistenz und Konformität, harmonisieren und berechnen Verteilungsschlüssel – der ganze Datenaufbereitungsprozess zur Kalkulation des Kostenstellenumlageverfahrens ist hochkomplex. Zusammen mit celver ist es gelungen, die dahinterstehenden Logiken in Board zu implementieren sowie weiter zu optimieren, so dass hier die Daten inzwischen auf Mandantenstruktur über mehrstufige Umlageverfahren auf eine Matrixorganisation nach Regionen und Geschäftsbereichen berechnet werden“, erklärt Benjamin Gryschka.

Neben dem Cost Center Reporting wurde ein mandantenübergreifendes Sales Reporting aufgebaut. Dieses bietet mit Board moderne und anwenderfreundliche Analysefunktionen, die detaillierteste Einblicke in die Effektivität der Vertriebsorganisation erlauben. Seit dem Go-Live arbeiten auf Management-Ebene, u.a. in den Ländern Deutschland, Malaysia, USA, Brasilien, China und Russland rund 65 Anwender. „Board wird gut angenommen und die Nachfrage zur Nutzung von Board wird proaktiv an uns im Corporate Controlling herangetragen“, sagt Benjamin Gryschka. „Im nächsten Schritt wollen wir das Standard-Reporting um weitere Kennzahlen und Analysen erweitern“, so Benjamin Gryschka.

Der Kundennutzen

Mit Board konnte der manuelle Aufbereitungsaufwand deutlich reduziert werden und es ist eine fast vollständige Automatisierung des Reportingprozesses von der Datenbeladung über die Berechnung bis hin zur Workflowsteuerung gelungen. Dadurch hat das Corporate Controlling bei Big Dutchman nun wesentlich mehr Zeit zum Ergebnisreview und zur Steuerung von Maßnahmen. „Alle Zahlen liegen nun aktuell und in aussagekräftigen Visualisierungen vor“, erklärt Kristin Kathmann. Benjamin Gryschka ergänzt dazu: „Der gesamte Datenverarbeitungs- und Berechnungsprozess ist viel schneller, einfacher und hinsichtlich der personenübergreifenden Bearbeitung transparenter geworden. Die geplante Datenautobahn für das Cost Center und Sales Reporting läuft reibungslos. Dadurch haben wir operativ im Controlling wieder ein viel höheres Maß an Agilität und Flexibilität zurückgewonnen – wir können uns auf die Datenanalyse und Maßnahmenformulierung konzentrieren, können auf einer einheitlichen Datenbasis einfach selbst neue Berichte erstellen und haben Zeit zur strategischen Weiterentwicklung des Controllings zurückgewonnen.“ Diese neue Agilität im Controlling bei Big Dutchman zeigte sich bereits in der Projektumsetzung. „Komplexe Anforderungen wie die Berechnung des Umlageverfahrens auf die Matrixorganisation wurden schnell und zuverlässig umgesetzt und ließen sich dank der Flexibilität der Board-Lösung und der Unterstützung von celver genauso abbilden, wie wir uns das vorgestellt haben“, erklärt Benjamin Gryschka. „Dabei war die celver AG für uns der perfekte Sparringspartner und Ideengeber, um im Projekt innovative Lösungsansätze in Board zu entwickeln“, sagt Benjamin Gryschka.

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