UNITY CONSULTING & INNOVATION

BI-Plattform – Ressourcentransparenz in echtzeit

Herausforderungen IT-gestützter effizienter Unternehmenssteuerung

Vor dem Hintergrund eines kontinuierlichen Wachstums stellte die Managementberatung UNITY ihre IT-Landschaft komplett auf den Prüfstand. Analyseergebnis: Es wurde kein monolithisches System gefunden, das den Prozessanforderungen von UNITY genügt. Um eine effiziente Unternehmenssteuerung auch künftig sicherzustellen, wurde eine neue IT-Architektur bestehend aus verschiedenen Systemen erarbeitet. In diesem Gesamtkonstrukt kommen die einzelnen Systeme mit ihren jeweiligen Stärken zum Einsatz. Zur durchgängigen rollierenden Planung, die wesentlicher Bestandteil der Unternehmenssteuerung ist, wird das All in One-Toolkit BOARD in Verbindung mit dem Microsoft SQL Server als zentrale BI-Plattform eingesetzt.

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"Mit unserer neuen IT-Architektur, in deren Mittelpunkt die BI-Plattform steht, arbeiten wir nun auf dem neuesten Stand der Technik und sind für die Zukunft gerüstet. Die Beratungsexpertise, das breite Verständnis für unser Tagesgeschäft ebenso wie die technische Umsetzungskompetenz hat uns bewegt, unser Projekt gemeinsam mit den celver-Beratern zu realisieren. Eine Entscheidung, die wir jederzeit wieder treffen würden. Zusätzlich lieferte BOARD die erforderliche technische Flexibilität, um unsere Vorstellungen zu realisieren."

Christoph Plass, Mitglied des Vorstands der UNITY AG

Branche: Managementberatung für Innovation und Digitale Transformation

15 Standorte weltweit

400 Mitarbeitern in der UNITY Innovation Alliance - davon 270 bei UNITY

Das Unternehmen

UNITY ist die Managementberatung für Innovation und Digitale Transformation und macht ihre Kunden zu Gewinnern der Digitalisierung. Wir steigern ihre Innovationskraft und ihre operative Exzellenz. UNITY vereint eine ausgeprägte Technologietiefe und die Kompetenzen, die für eine erfolgreiche Digitale Transformation erforderlich sind und versteht sich als Innovator, Integrator und Transformator. Sowohl mittelständische Unternehmen als auch Global Player profitieren von dieser Expertise und 25 Jahren Digitalisierungserfahrung. Mit 400 Mitarbeitern in der UNITY Innovation Alliance - davon 270 bei UNITY - werden an weltweit 15 Standorten Kundenprojekte rund um den Globus durchgeführt.

Die Herausforderung

Die IT-Systeme von UNITY hatten 2012 folgende fünf Kernprobleme:

1. Technische Probleme/Restriktionen
Die eingesetzten Anwendungen wie Microsoft Dynamics NAV, Microsoft Office und BOARD befanden sich nicht mehr auf dem neusten Stand und sorgten vor allem für technische Probleme, beispielsweise beim Datenaustausch.

2. Innovationen in Prozessen
Seit Einführung der Systeme 2004 entwickelte UNITY zahlreiche neue Prozesse und veränderte oder ersetzte die Bestehenden. Mit der mittlerweile veralteten Technik ließen sich diese Prozesse nicht sinnvoll oder gar nicht abbilden. Dadurch bildeten sich sogenannte Nebenorganisationen, z.B. umfangreiche Excellisten. Innovative neue Prozesse und Strukturen erforderten neue Systemfunktionalitäten.

3. Engpässe im Personal
Diese Nebenorganisationen hatten eine aufwendige manuelle Nachpflege und somit Engpässe im Personal zur Folge.

4. Datenunklarheit
Gleichzeitig führte die manuelle Pflege der Nebenorganisationen zu einer steigenden Datenunsicherheit: manuelle und intransparente Bearbeitung fördert einerseits die Fehlerquote und andererseits Unsicherheit bei der Aktualität.

5. Hoher Administrationsaufwand
Hoher Administrationsaufwand und weitere Skalierung bei weiterem Mitarbeiterwachstum mit nur hohem Aufwand möglich.

Zusätzlich stellt die Matrix-Organisation besondere Anforderungen: Organisatorisch ist das Unternehmen unterteilt in Geschäftsfelder und Competence Center. Diese Herausforderungen und die aufgeführten Aspekte, insbesondere die veralteten Systeme, verlangten einen umfassenden Relaunch der IT-Architektur.

Die Lösung

Nach Festlegung der Prozesse startete das Projektteam die Systemauswahl. Diese ergab, dass kein System alle Anforderungen abdecken kann. Das Projektteam entschied sich deshalb dafür, die neue IT-Architektur zu orchestrieren, d.h. durchgängige Prozesse mit diversen aufeinander abgestimmten Systemen zu unterstützen.

Konkrete Herausforderung war beispielsweise, dass kein System die Kapazitätsplanung von der frühen Akquisitionschance bis zum Auftrag durchgehend abbilden kann. Diese durchgängige Planung war jedoch grundlegende Anforderung der Managementberatung. So wurde BOARD, das UNITY bereits für Analysen nutzte, auch als rollierendes Planungstool eingesetzt. Dafür zog UNITY die Berater von celver hinzu, denn diese verfügen über ein grundlegendes Verständnis vom Beratungsmarkt und dem Geschäft von UNITY. Daneben sind die celver-Berater als Architektur- und CPM-Spezialisten mit der Datenzusammenführung aus verschiedenen Systemen ebenso wie mit der Datenrückführung vertraut. So entwarf man gemeinsam eine Soll-Architektur, in der die jeweiligen Anwendungen mit ihren Kernkompetenzen den Anforderungen von UNITY gerecht werden konnten.

Damit ist die BI-Plattform das Kernelement (Mastersystem) der neuen IT-Architektur – und gleichzeitig das zentrale Planungstool des Unternehmens. Hier findet zum einen die kaufmännische Planung in Bezug auf Honorare statt. Zum anderen ist BOARD in Kombination mit dem MS SQL Server als Datawarehouse (DWH) das integrierende Element der System-Architektur, das den kompletten Datenaustausch zwischen den verschiedenen Systemen ermöglicht. Frühere Insellösungen – z.B. Kapazitätsplanungen über Excel-Tabellen – gehören damit der Vergangenheit an.

Für die optimale Auslastung der Berater sorgt nun die rollierende Kapazitätsplanung. Alle Beteiligten planen zentral in BOARD, nutzen je nach Aufgabengebiet ebenso das CRM, Outlook, Microsoft SharePoint oder NAV – nur eben jeweils in der Kernfunktion des Systems. Beispielsweise pflegt der Geschäftsfeldleiter seine Verkaufschance – also seine Option auf einen Vertragsabschluss – im CRM, gibt allerdings die kaufmännischen Daten wie Preise und Mengen in BOARD ein.

Ebenso zieht sich der Geschäftsfeldleiter die Verfügbarkeiten der Mitarbeiter und verplant freie Kapazitäten für seine Verkaufschance. Je nachdem wie kurz der Vertragsabschluss bevorsteht, kann er bereits konkrete Mitarbeiter für das anstehende Projekt einplanen. Die Kapazitätsinformationen hierfür stammen aus Outlook, denn hier pflegen die Berater ihre Ist- und Plan-Tage. Durch den permanenten Datenaustausch über das DWH, der durch BOARD unterstützt wird, steht allen Beteiligten der aktuelle Status in Echtzeit in allen Systemen zur Verfügung.

Inhaltlich sind für die jeweils berechtigten BOARD-Nutzer Abrechnungsinformationen der vergangenen Monate sichtbar. Ebenso greift zum Beispiel der Geschäftsfeldleiter auf das versendete Angebot zu, welches aus dem CRM heraus erstellt, aber als Word- und PDF-Dokument auf dem SharePoint abgelegt wurde. Aus der Management-Perspektive beantwortet BOARD Fragen nach den Deckungsbeiträgen in unterschiedlichen Bereichen ebenso wie nach dem jeweiligen Monatsergebnis hinsichtlich Umsatz und Erlöse. Die gesamten Planungs- und Analyse-Bereiche wurden veranschaulicht.

Der Kundennutzen

Das Zusammenspiel der Systeme mit der BI-Plattform als Mastersystem im Mittelpunkt erfüllt alle Anforderungen einer wachsenden Beratungsgesellschaft mit einer komplexen Organisationsstruktur. Dabei ist die integrierte rollierende Planung ein wesentlicher Erfolgsfaktor bei der aktiven Steuerung des Unternehmens – und das auf jeder Ebene: vom Mitarbeiter über die Geschäftsfeldleiter und Competence Center-Leiter bis hin zum Vorstand. Die neue IT-Architektur stellt sicher, dass alle beteiligten Personen über die gleichen Daten und Informationen sprechen – egal zu welchem Zeitpunkt, egal aus welchem System stammend.

Durch die modulare Orchestrierung im Projekt IT3.0 ist es somit gelungen, die Hauptgeschäftsprozesse zu automatisieren. Damit ist eine effiziente Unternehmenssteuerung möglich.

Case Studys