Integrierte Reporting- und Planungslösung schafft Transparenz und beschleunigt Prozesse

Vormals aufwändige Datensammlung und Datenaufbereitung sind für ROBINSON heute kein Thema mehr. Die integrierte Reporting- und Planungslösung sorgt für unkomplizierte Ad-hoc-Analysen, ein einheitliches Standard-Reporting und eine effiziente Planung für das gesamte Unternehmen: Das spart Zeit, minimiert die Fehlerquote und erhöht die Planungsgüte.

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„Die manuelle Aufbereitung und Zusammenführung von Daten ist heute kein Thema mehr. Zeitintensive und fehleranfällige Prozesse sind eliminiert. Dagegen sind jetzt schnelle und flexible Analysen jederzeit möglich. Aus den unterschiedlichsten Perspektiven sind sämtliche Entwicklungen kontinuierlich transparent. Eine Gegenüberstellung der Plandaten zeigt Trends auf und ermöglicht es uns, heute dank der von celver realisierten integrierten Reporting- und Planungslösung, kurzfristig auf aktuelle Entwicklungen reagieren zu können.“

Johannes Louris, Abteilungsleiter Controlling, ROBINSON Club GmbH

Branche: Tourismus

Tochtergesellschaft der TUI

Qualitäts-und Marktführer für Cluburlaub

Hauptsitz in Hannover

23 Clubanlagen

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Das Unternehmen

Die ROBINSON Club GmbH, ein Tochterunternehmen der TUI AG mit Sitz in Hannover, ist der deutsche Qualitäts- und Marktführer im Premiumsegment für Cluburlaub. Zum Portfolio gehören derzeit 23 Club-Anlagen in elf Ländern mit einer Kapazität von 13.000 Betten. ROBINSON bietet Familien, Paaren und Alleinreisenden in kommunikativer Atmosphäre ein besonders vielfältiges Urlaubsangebot mit Sport, WellFit, Entertainment, Golf und dem ROBY CLUB für Kinder.

Die Herausforderung

Mit Einführung der neuen Hotelsoftware Protel und der Absicht die komplette IT-Architektur zu erneuern, wünschte ROBINSON die Aktualisierung des bisherigen Reportings und der Planung. Bisher führte das Unternehmen in einem aufwendigen manuellen Prozess alle relevanten Daten in Excel zusammen, um anschließend entsprechende Reports zu erstellen. Ebenso sammelte das zentrale Controlling die komplexen und detailreichen Plandaten anhand standardisierter Excel-Dateien in den einzelnen Clubs ein. Zum Teil veränderte Excel-Tabellen und daraus resultierendes undurchsichtiges Datenmaterial ließen die Zusammenführung und Interpretation der Planwerte fehleranfällig werden. Diesem manuellen und zeitraubenden Prozess wollte ROBINSON konsequent mit einem neuen Tool, das sowohl flexible Analysen, ein einheitliches Standard-Reporting und flexible Planungslogiken unter sich vereint, entgegenwirken. Diesen Anforderungen wurde BOARD mehr als gerecht. Die Konzeption und Implementierung übernahmen die Berater der celver AG.

Die Lösung

Zu Projektbeginn erfolgte in einer Analyse- und Konzeptionsphase die Katalogisierung der benötigten Berichte, Kennzahlen, Kenngrößen und Dimensionen. Außerdem wurde definiert, welche Person, welche Informationen, zu welchem Zeitpunkt erhalten soll. Ebenso erfolgte in einer späteren Konzeptionsphase die Festlegung des Planungsprozesses: Auf Basis welcher Kennzahlen soll wann durch wen und wie geplant werden.
Grundlage einer jeden Reporting- und Planungslösung ist ein zentrales Datawarehouse, welches eine konsistente Datenbasis schafft. Dieses implementierten die celver-Berater in Form des Microsoft SQL Servers. Anhand von SSIS Paketen (SQL Server Integration Services) werden die Daten aus unterschiedlichen Quellsystemen nächtlich übertragen, konsolidiert und überprüft. Die nun konsistente Datenlage bildet die Grundlage für das relationale Standardreporting mit Hilfe von Microsoft Reporting Services sowie für das benötigte Datenmodell, welches in der BOARD-Datenbank umgesetzt wurde. Entsprechend der vorherigen Definitionen realisierten die celver-Berater die benötigten Berichte und Analysen.
Mit der Lösung steht dem ROBINSON-Controlling heute ein standardisiertes tagesaktuelles Reporting zur Verfügung. Außerdem können die ROBINSON-Mitarbeiter – vom zentralen Controlling bis hin zum Club-Direktor – jederzeit schnell und flexibel Ad-hoc-Analysen durchführen, um beispielsweise den aktuellen Buchungstand, Übernachtungsanzahl und Zimmerbelegung und die damit verbundene Auslastung zu betrachten.
Die entscheidende Kennzahl „Personenbelegung“ lässt sich über bis zu acht verschiedene Dimensionen und in unterschiedlichsten Kombinationen analysieren und planen. Sämtliche Informationen können unkompliziert anhand eines Drill-Downs in andere Dimensionen wie Buchungskanal oder Buchungszeitraum der Gäste aufgesplittet werden. So entgeht dem Controlling keine Information und jeder Trend lässt sich durch entsprechende Maßnahmen begleiten.
Parallel erfolgt die dezentrale Planung jetzt mittels eines definierten Planungsprozesses, der mit einem entsprechenden Workflow unterlegt ist. So melden die einzelnen Clubs auf Basis der Kernkennzahl „Personenbelegung“ den zu erwartenden Logisumsatz. Die Eingabe kann flexibel auf sämtlichen Ebenen z.B. Zimmerkategorie oder Altersgruppe angepasst werden. Bemerkenswert dabei ist, dass der Logisumsatz zunächst in Euro geplant wird, und anschließend anhand hinterlegter Wechselkurse in die jeweilige Landeswährung des Clubs umgerechnet wird. Dem gegenüber steht die dezentrale Kostenplanung nach Kostenart und Kostenstelle in der Landeswährung. So lassen sich die zu erwartenden Kosten dem voraussichtlichen Umsatz zuverlässig gegenüberstellen. Somit sind kurzfristige und zuverlässige KER-Analysen heute bei ROBINSON Standard. Ebenso nutzt ROBINSON die Lösung für weitere Analysen unter anderem in den Bereichen Incentives and Meetings, HR und Verkaufssteuerung.

Der Kundennutzen

Durch die integrierte Reporting- und Planungslösung ist es ROBINSON nun möglich, jederzeit über tagesaktuelle Informationen zu sprechen. Kurzfristige Auslastungsanalysen in unterschiedlichsten Dimensionen und in verschiedensten Kombinationen lassen sich flexibel und unkompliziert abbilden. Ebenso ist die zentrale Zusammenführung der dezentralen Planeingaben in den Clubs mittels BOARD Office-add-in mit nur wenigen Mausklicks möglich. Der Aufwand durch die manuelle Datenaufbereitung sowohl im Reporting als auch bei der Planung ist heute nicht mehr notwendig. So lassen sich wichtige Ressourcen in die ausführliche Analyse der aktuellen Kennzahlen und Plandaten investieren, und das bei gleichzeitig geringerer Fehlerquote, höherer Datenqualität und signifikant verbesserter Planungsgüte. Benötigte Standardberichte werden durch ein Berichte-Abonnements an die relevanten Zielpersonen verteilt, womit wichtige Information prozesssicher und automatisiert zur Verfügung stehen. Zuverlässige Informationen in Bezug auf Auslastung und Kostenerwartung schaffen die Voraussetzung für unternehmerischen Erfolg durch die Ableitung geeigneter Maßnahmen. Somit ist die integrierte Reporting-und Planungslösung als erfolgsbeeinflussender Faktor zu verstehen. Ein Faktor der ROBINSON einen wichtigen Vorteil gegenüber dem Wettbewerb verschafft.
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