Olympus Europe:

Implementierung eines Management Dashboards für Transparenz in der strategischen Transformation

Für einen der weltweit führenden Anbieter opto-digitaler Hightech Produkte, ist es für Olympus selbstverständlich datenbasierte Fakten für die Umsetzung der globalen Geschäftsstrategie zu nutzen. Zur Unterstützung der strategischen Steuerung führte Olympus mithilfe der celver AG die Scorecard, als Management Dashboard ein. Sie ermöglicht einen ganzheitlichen, zukunftsorientierten und datenbasierten Steuerungsprozess. 

Die Implementierung der Scorecard erfolgte nach agilem Vorgehen. Während der Realisierung waren unterschiedliche, auch externe Datenquellen zur Abbildung der Vielzahl von Kennzahlen zu integrieren. Bei der Visualisierung wurde auf eine effiziente Informationsbereitstellung basierend auf den Ansätzen des „Information Designs“ geachtet.

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„Die Analytics-Experten der celver AG unterstützten uns mit ihrem Knowhow ein Management Dashboard zu entwickeln, welches uns einen schnellen, intuitiven und vor allem ganzheitlichen Blick auf die Einhaltung unserer strategischen Ziele ermöglicht.”

Joris Greiwe, Reporting Excellence, Olympus Europe SE & Co. KG

Branche: Handel

Hauptsitz in Hamburg

35.174 weltweite Mitarbeiter

20.000 Patente weltweit

Das Unternehmen

Olympus Europe ist die Zentrale für die Region Europa, den Mittleren Osten und Afrika (EMEA) mit insgesamt mehr als 7500 Mitarbeitern, verteilt auf 31 Gesellschaften in 8 Sub-Regionen. Als weltweit führender Hersteller für optische und digitale Präzisionstechnologie entwickelt und vermarktet Olympus innovative Medizintechnik, Digitalkameras sowie Lösungen für Wissenschaft und Industrie und erwirtschaftete hiermit im vergangenen Jahr rund 1,66 Milliarden Euro.

Die Herausforderung

Olympus ist ein sehr breit aufgestelltes Unternehmen, welches durch seine lange Geschichte und auch seinen Ursprung in Japan, geprägt ist von Traditionen und Werten. Gerade im Berichtswesen können Traditionen aber auch Herausforderungen mit sich bringen. Joris Greiwe (Reporting Excellence) sagt dazu: „Neben den vielen positiven Aspekten, die diese Eigenschaften mit sich bringen, waren wir leider aber auch in unserem Management Reporting sehr geprägt von alt-bewährtem. In den meisten Fällen hieß das dann: Excel-Tapeten und riesige PowerPoint Präsentationen.“

Aus diesem Grund wurde entschieden, dass es einer unternehmensweiten Self Service Dashboard Lösung bedurfte, welche die bestehende Reporting Landschaft auf Basis von IBM Cognos komplettiert. „Aufgrund der neuen Möglichkeiten der aktuellen Tools und des stärker werdenden Drucks des Senior Managements, sind wir im vergangenen Jahr angetreten, um innovativere Analyselösungen für unser Senior Management Reporting zu erschaffen – mit der Zielsetzung alle unsere Management Meetings auf Basis von interaktiven Dashboards durchzuführen.“ so Joris Greiwe.

Um sicherzustellen, dass die zukünftige Software den konkreten Anforderungen von Olympus gerecht wird, wurde ein umfassender Auswahlprozess durchgeführt. „Im Rahmen des Ausschreibungsverfahrens setzte sich die Gesamtlösung auf Basis der flexiblen Softwareplattform von Qlik durch“, erklärt Martin Herde, Projektleiter. „Unterschiedlichste Abteilungen haben den Auswahlprozess begleitet und die Entscheidung übereinstimmend getroffen. Nicht zuletzt konnte die Qlik Plattform durch unterschiedlichste Features, wie den Qlik GeoAnalytics Enterprise Server, Vizlib sowie Qlik NPrinting überzeugen.“ Martin Herde weiter. „Für die Umsetzung haben wir uns auch hier für die celver AG, aufgrund ihrer großen Projekterfahrung und ihrer umfangreichen Analytics-Expertise, entschieden.“

Die Umsetzung

Aufgrund der sehr guten Ergebnisse im Rahmen des Auswahlverfahrens entschied sich Olympus für die Einführung von Qlik Sense. Für die Implementierung setzte man auf die Unterstützung der celver AG, deren Experten bereits in vergangenen Projekten anspruchsvolle Planungsapplikationen (Finanz-, Personal- und Marketingplanung) realisiert hatten. Innerhalb kürzester Zeit implementierte die celver AG nun auch die komplette Qlik-Infrastruktur und entwickelte im Coaching Ansatz gemeinsam mit Olympus die ersten Piloten.

Die wesentliche Herausforderung war danach die Erstellung eines zentralen Senior Management Dashboards. Ziel war es, in nur wenigen Wochen die relevanten Kennzahlen aller Unternehmensbereiche in einem einzigen Dashboard zu visualisieren. Durch die effiziente Zusammenarbeit zwischen Olympus und celver, konnte dieser straffe Zeitplan erfolgreich eingehalten werden. Dabei musste für die Abbildung der fast 50 definierten Top KPIs auf diverse Datenquellen zugegriffen werden, wie u.a. das bereits bestehende DWH, Hyperion Financial Management, das HR System, Prozessdokumentationen und Mitarbeiterbefragungen.

Das Design des Dashboards sollte den neusten Standards hinsichtlich Information Design gerecht werden. Zu diesem Zweck wurde von celver ein 2-tägiger Information Design Workshop durchgeführt. Die dabei entstandenen Ergebnisse wurden direkt in das Management Dashboard eingearbeitet und sind jetzt für ganz Olympus richtungsweisend. Durch die hohe Akzeptanz der neuen Analyseapplikation, ergaben sich schnell weitere Optionen, das Management Reporting zu modernisieren. Bis heute nutzen rund 950 Mitarbeiter 25 produktive Dashboards. Neben der Integration diverser Datenquellen sind das moderne Layout und die hohe Usability die wesentlichen Stärken gegenüber den bisherigen Reportinglösungen.

Der Kundennutzen

Ein Kultur-Wandel in der täglichen Arbeit. „Nach der Einführung der EMEA Scorecard wurde das Dashboard als wichtiges Instrument in unsere Governance Prozesse, insbesondere den Senior Management Meetings, positioniert und auch sehr gut angenommen. Zusätzlich bildet es für uns das Dach und den Einstieg in unsere Reportingbibliothek, also eine Vielzahl an Reports und Analysen in Qlik Sense oder auch in anderen Lösungen, aus denen wir direkt aus dem Dashboard abspringen können.“ so Joris Greiwe

Die Zielsetzung, ein Instrument zur Erweiterung der Steuerungsmöglichkeit des Senior Managements zu schaffen und mehr Transparenz hinsichtlich der Umsetzung der neu definierten Strategie zu ermöglichen, wurde voll erreicht. Innerhalb von nur drei Monaten - mit starkem Buy-In des Senior Managements, bis hin zum CEO - wurde die Scorecard sowohl konzeptionell als auch technisch entwickelt.

Dass die Ziele voll erreicht wurden und die Endanwender innerhalb kurzer Zeit von einem hohen Nutzen der Applikation profitieren konnten, basierte auch auf der erneut erfolgreichen Zusammenarbeit mit der celver AG. „Die Best Practice Methoden der celver Experten in Bezug auf Infrastruktur, Applikationsentwicklung und Design halfen uns, die herausfordernde Implementierung der Scorecard innerhalb des straffen Zeitplans erfolgreich zu realisieren.“ Joris Greiwe

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