Dallmayr Gastronomie Service

Auf dem Weg zum digitalen Außendienst.

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Dallmayr Gastronomie Service GmbH & Co. KG optimiert mit Qlik Sense seine Vertriebsprozesse

In den Häusern Dallmayr, Heimbs und Azul positioniert man sich schon seit Langem als verlässlicher Partner in der Gastronomie. Das ganze Expertenwissen rund um Kaffee, Tee und Trinkschokolade wurde daher in einer einzigen Vertriebsgesellschaft – der Dallmayr Gastronomie Service GmbH & Co. KG – zusammengeführt, um einen flächendeckenden Kundenservice anzubieten.

Ein wesentlicher Fokus war in diesem Zusammenhang auch die bestmögliche Versorgung der Vertriebsmitarbeiter mit umfangreichen und aktuellen Informationen. Alle relevanten Kundendaten sollten vor den Gesprächen mobil zur Verfügung stehen. Zu diesem Zweck wurde zum einen in Hardware investiert – so wurde beispielsweise jeder Vertriebskollege/in mit einem iPad ausgestattet – und zum anderen musste die bisher genutzte Software nun neuen Anforderungen gerecht werden.

Die bereits im Einsatz befindliche QlikView-Lösung konnte den neuen Ansprüchen nicht gerecht werden, weshalb man sich für eine Migration zu Qlik Sense entschied. Mit Unterstützung der celver AG konnte dieses Projekt effizient durchgeführt werden und die zuvor gesteckten Ziele wurden erreicht.

Heute nutzen über 80 Außendienstmitarbeiter die mobile Applikation, um ihre Vertriebsaktivitäten deutlich effizienter und flexibler zu steuern.

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„Ich denke, dass unser Projektvorgehen mit der engen Einbindung der unterschiedlichen Usergruppen und die Unterstützung der celver AG, sowie der agile Umsetzungsansatz für den Erfolg des 'DataSpots' entscheidend war.“

Bettina Schäffer, Business Intelligence Managerin bei Dallmayr

Art des Projektes

Migration von QlikView zu Qlik Sense

Aufbau einer mobilen Qlik Sense-Applikation („Dataspot“) für den Außendienst im Geschäftsbereich Gastronomie Service“

Software

Qlik Sense

NPrinting

Vizlib

Vorteile & Nutzen

Modernes Design und leichte Bedienung

Schnellere und detaillierte Auswertungsmöglichkeiten zur „Right-Time“

Aufbau individualisierter Auswertungen

Dynamisches Framework für die Migration von QlikView zu Qlik Sense

Das Unternehmen

Das Traditionsunternehmen Dallmayr mit Sitz in München ist ein deutsches Delikatessenhaus mit über 300-jähriger Geschichte und inzwischen einer der bekanntesten deutschen Kaffeemarken über die Grenzen Bayerns hinaus. Das Kaffeegeschäft und Vending & Office, der Dallmayr Automatenservice, haben sich in den letzten 50 Jahren zu den heute größten Geschäftszweigen des Unternehmens entwickelt. Die verschiedenen Geschäftsbereiche von Dallmayr sind damit u.a. „Dallmayr Kaffee“, „Vending & Office“, „Delikatessenhaus“, „Catering“, „Restaurant“ sowie „Versand und Geschenkeservice“.

Die Herausforderung

Hier wurde schon frühzeitig auf die Mehrwerte, die datengesteuerte Unternehmen als Wettbewerbsvorteil für sich nutzen gesetzt. So wurde bereits 2011 QlikView zur Auswertung von Daten für interne Unternehmensbereiche, wie den Vertriebsinnendienst eingeführt, um kurz darauf dann ebenso im Außendienst genutzt zu werden.

„Damit hatten die Außendienstmitarbeiter zwar Zugriff auf benötigte Informationen, doch dieser gestaltet sich durch die große Anzahl an Auswertungen und großen Tabellen langsam und umständlich und war nicht den jetzigen Anforderungen gewachsen.“ sagt Bettina Schäffer, Business Intelligence Managerin bei Dallmayr. „Was die Mitarbeiter benötigten war ein einfacher und schneller Informationszugang "on the go". Ein Werkzeug, um sich unterwegs auf Ihre Verkaufsgespräche besser vorzubereiten. Diese geforderte mobile Arbeitsfähigkeit und Zugang zu maßgeschneiderten Informationen waren durch die QlikView-Lösung nur bedingt gegeben.“

Angestoßen durch die Gründung der neuen Vertriebsgesellschaft, die damit verbundene weitere Optimierung der Vertriebsprozesse und Ausstattung aller Außendienstmitarbeiter mit iPads, stand die bisherige Analyse-Lösung auf Basis von QlikView auf dem Prüfstand. Schnell wurde dabei klar, dass es einer neuen Software bedurfte, in diesem Fall Qlik Sense. Gemeinsam mit celver wurden die Möglichkeiten der Migration erarbeitet, um die angestrebten Ziele zu erreichen.

Was auf den ersten Blick nach einem einfachen „Versionswechsel“ von QlikView zu Qlik Sense aussehen mag, ist in der Umsetzung aber durchaus eine Herausforderung. Weniger aus rein technischer Sicht als vielmehr aufgrund des - für uns zumindest neuen - Self-Service-Ansatzes. Hier half die Erfahrung der Berater von celver, die uns immer wieder dazu motivierten, alte Zöpfe abzuschneiden und Anforderungen, egal ob alt oder neu, mit der Self-Service Brille zu sehen und entsprechend optimiert in Qlik Sense umzusetzen.

Die Lösung

Die Umsetzung der neuen Qlik Sense-Applikation mit dem Projektnamen „DataSpot“, folgte wie aus dem Lehrbuch. Zunächst wurde eine Arbeitsgruppe aus Bezirksleitern, einem Key Account Manager, dem IT-Leiter und dem Geschäftsleiter gebildet. Dann fanden mehrere Workshops zur Anforderungsdefinition statt, auf deren Basis Mockups der späteren Analysen erarbeitet wurden.

Auch wenn diese Schritte weitestgehend in Eigenregie durchgeführt wurden, war es hilfreich von celver auf wichtige Ansätze, die bei der Migration von QlikView zu Qlik Sense zu berücksichtigen sind, hingewiesen worden zu sein:

  • Alte Zöpfe abschneiden, keine 1:1 Kopie
  • Zielsetzung: (Governed) Self Service
  • Datenintegration und -modell überdenken
  • Frühzeitige Einbindung der verschiedenen Anwendertypen
  • Berücksichtigung von Information Design Konzepten
  • Berücksichtigung des Benutzerkonzeptes hinsichtlich neuer Funktionen
  • Change-Management durch intensive Schulungen

Die eigentliche Umsetzung erfolgte basierend auf einem agilen Ansatz. Celver entwickelte aufgrund der bereitgestellten Mockups Prototypen. Diese wurden in Workshops getestet und mögliche Verbesserungen definiert, die dann zeitnah umgesetzt wurden. Zur visuellen Gestaltung des „DataSpots“ wurden eine Reihe von Vizlib-Objekten in Qlik Sense verwendet, so dass zum Beispiel die Interaktivität der Navigation verbessert werden konnte. Außerdem wurde das bestehende Datenmodell von celver optimiert und ein performanteres Star-Schema realisiert, was neben der verbesserten Optik und Funktionalität ebenso zu einer höheren Akzeptanz geführt hat.

Nach Abschluss der Entwicklung, gleich zu Beginn des Go-Live, wurde in jedem Bezirk eine Schulung durchgeführt. „Dies war für die Akzeptanz der neuen Lösung ausschlaggebend, denn die Außendienstmitarbeiter wurden so besser mitgenommen, wie sie die Lösung für ihre Zwecke optimal mobil nutzen können“, sagt Bettina Schäffer. „Das intuitive Dashboard erleichtert die Vorbereitung auf die Verkaufsgespräche ungemein. Ich sehe sofort alles Wichtige auf einen Blick“, erklärt Dietmar Rickers, Bezirksleiter der Dallmayr Gastronomie Service.

Der Kundennutzen

Inzwischen nutzen ca. 80 Außendienstmitarbeiter aktiv den Qlik Sense „DataSpot“. Das Ziel, den Außendienst schnell und flexibel mit den wichtigsten aktuellen Kennzahlen zu versorgen, wurde voll erreicht. „Was ich an Daten und Analysen brauche, kann ich mir jetzt einfach über den „Dataspot“ holen. Meine Vorbereitung auf Verkaufsgespräche wurde damit immens vereinfacht. Mit einem Knopfdruck weiß ich, was ich wissen muss. Und alles ist mobil verfügbar“, sagt Dietmar Rickers. „Ich denke, dass unser Projektvorgehen mit der engen Einbindung der unterschiedlichen Usergruppen und die Unterstützung der celver AG, sowie der agile Umsetzungsansatz für den Erfolg des „DataSpots“ entscheidend war“, erklärt Bettina Schäffer. „Dadurch, dass die Arbeitsgruppe von Beginn an involviert war, profitieren Sie nun davon, dass ihre Anforderungen umgesetzt wurden. Sie bekommen alle benötigten Informationen und können nun beim Kundenbesuch schneller reagieren. Außerdem ist der Innendienst entlastet, da der Aufwand für die Erstellung von individuellen Analysen für den Außendienst entfällt. „Jetzt können sich die Anwender im Außendienst alle erforderlichen Informationen selbst mit dem mobilen „DataSpot“ holen. Dabei ist auch die Offline-Verfügbarkeit ein ganz großer Pluspunkt,“ sagt Bettina Schäffer.

Aufgrund des Erfolgs dieses ersten Migrationsprojektes wurden bereits Folgeprojekte zusammen mit celver angegangen. So wird derzeit im Einkauf des Delikatessenhaus Qlik Sense zum Einsatz gebracht. Nach und nach soll QlikView im gesamten Unternehmen durch Qlik Sense abgelöst werden.

Case Studys