Automatisierung leicht gemacht mit PAFnow und Microsoft Power Platform

Autor: Katharina Laumann, PR Manager und Specialist Editor bei PAF

Im ersten Teil unserer gemeinsamen Serie von PAF und celver AG haben wir darüber gesprochen, warum Process Mining eine Schlüsseltechnologie für erfolgreiche Automatisierungsprojekte ist. In diesem Teil beschäftigen wir uns mit der Frage wie man Process Mining und RPA am besten kombinieren kann.

Sowohl für Process Mining als auch zur Workflow-Automatisierung gibt es unzählige Angebote, die es Anwendern erschweren sich für eine sinnvolle Strategie zu entscheiden.

Eine einheitliche Lösung von der Prozessanalyse bis hin zur Automatisierung – inklusive Planung, Design, Training und Überwachung von Bots – ist für den Anwender am sinnvollsten. Anwender können so in einer einheitlichen, vertrauten Umgebung arbeiten und eine doppelte Datenhaltung wird vermieden.

In Deutschland nutzen über 85 Prozent der Unternehmen Microsoft Lösungen. Für sie machet also eine in Microsoft integrierte Lösung am meisten Sinn. Hier bietet sich die Kombination aus Microsoft Power Platform und PAFnow an. Nutzer bleiben in ihrer gewohnten Microsoft Umgebung, erhalten aber alles, was sie für erfolgreiche Automatisierungsprojekte brauchen:

  1. Process Mining innerhalb der Microsoft Struktur
  2. Vernetzte Automatisierungs-Tools von Microsoft
  3. Low code/ No code Anwendungen für den einfachen Einstieg
  4. Eine Vielzahl an Konnektoren zu Anwendungen und Diensten, um übergreifende Automatisierungsmaßnahmen zu ergreifen

Auf Grundlage dieser Kombination können Erkenntnisse direkt in Maßnahmen umgesetzt werden. Innerhalb von PAFnow deckt Process Mining Automatisierungspotenziale auf. Diese können dann mit Power Automate realisiert werden.

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Mit RPA & Process Mining Automatisierungsprojekte erfolgreich machen

Was ist Power Automate?

Power Automate (ehemals Flows) ist Microsofts eigene Automatisierungssuite, mit der Workflows und Aufgaben über mehrere Anwendungen und Dienste hinweg ohne Hilfe von Entwicklern erstellt und automatisiert werden können.

Diese automatisierten Abläufe werden Flows genannt.

Typische Beispiele für solche Flows sind etwa:

  • Benachrichtigungen generieren (via Alerts oder definierten Push-Benachrichtigungen)
  • Daten mit anderen Bibliotheken synchronisieren
  • Daten an bestimmten Orten speichern
  • Genehmigungsprozesse durchführen
  • Informationen übertragen
  • Speichern von E-Mail-Anhängen, etc.

Richtig automatisieren

Automatisierte Workflows können eine große Unterstützung im Arbeitsalltag sein. Voraussetzung dafür ist, dass nur die Prozesse automatisiert werden, bei denen es wirklich Sinn macht. Vor allem sich wiederholende Routineaufgaben und alltägliche Verwaltungsaufgaben sind leicht automatisiert abzubilden.

Der wichtigste Punkt ist, dass die zu ersetzenden Aufgaben standardisiert sind, denn Power Automate kann weder denken noch entscheiden. Wir müssen dem Flow die Bedingungen für Entscheidungen im Voraus definieren, der Flow kann nur prüfen ob die Bedingungen erfüllt sind oder nicht und dann unseren definierten Aufgaben ausführen.

Process Mining hilft uns dabei die richtigen Prozessschritte zur Automatisierung zu finden und Prozesse zu standardisieren. Sind die Voraussetzungen zur Automatisierung geschaffen, kann man damit beginnen Flows zu erstellen.

In Power Automate ist dies denkbar einfach. Nutzer können entweder aus einem Vorlagenkatalog definierte Flows auswählen oder ihre eigenen Flows erstellen. Dazu gibt der Benutzer an, welche Aktion stattfinden soll, wenn ein bestimmtes Ereignis eintritt.

Dank des Low-Code bzw. No-Code Ansatzes von Microsoft funktioniert dies in den allermeisten Fällen einfach per Klick-Auswahl, Drag-and-Drop, oder über die Desktop Recorder Funktion von Power Automate.

Sobald ein Flow erstellt ist, kann er auf dem Desktop oder über eine App auf einem Mobilgerät verwaltet, bearbeitet und geteilt werden.

Wie genau sieht das dann konkret in Kombination mit Process Mining aus?

Beispiel: Genehmigungen im P2P Prozess

Einkaufsprozesse gehören zu den am häufigsten mit Process Mining analysierten Prozesse, da sie in jedem Unternehmen ablaufen.

Dabei durchläuft der Prozess für gewöhnlich mehrere Genehmigungsstufen basierend auf der Summe des Einkaufs.

Die Analyse durch Process Mining zeigt uns, dass die Bestellungen, die nur eine Genehmigung der Stufe 1 brauchen (Approve PO Level 1), im Schnitt 11 Tage benötigen, bis sie genehmigt werden. Im Vergleich dazu werden Bestellungen, die alle drei Stufen durchlaufen in etwas über drei Tagen genehmigt. Für Bestellungen, die eine Level 1 Freigabe erfordern haben wir also einen Engpass im Prozess gefunden.

Abbildung 1: Mit Process Mining lassen sich Engpässe und weitere Optimierungspotenziale im Prozess leicht aufdecken.

Jetzt kommt Automatisierung ins Spiel. Mit Power Automate können Genehmigungen unter Vorgabe einer bestimmten Summe automatisiert werden. Diese Summe kann selbst definiert werden. Für unser Beispiel legen wir eine Summe von 5000,00 € als Grenze fest. Hier würden also erst Bestellaufträge, ab 5000,01 € zur Genehmigung an reale Personen weitergeleitet.

In diesem Fall haben wir einen typischen „wenn dies dann das“ Workflow:

Erste Regel: wenn die Auftragssumme kleiner X ist, dann wird die Bestellung automatisch genehmigt. In diesem Fall füllt ein Bot nach den definierten Vorgaben alle notwendigen Angaben aus und schickt die Genehmigung ab.

Zweite Regel: wenn die Auftragssumme größer X ist, wird die Bestellung automatisch an eine definierte Person weitergeleitet. Diese muss die Genehmigung manuell prüfen und bestätigen.

Abbildung 2: Ein Workflow folgt vordefinierten Regeln. Hier wird der Bot nur ausgelöst, wenn das Bestellvolumen unter 5000€ liegt. Alle anderen Bestellungen werden weiterhin manuell bearbeitet.
Mit einem simplen Workflow, der genau dort ansetzt, wo Process Mining einen Engpass aufgedeckt hat, werden Mitarbeiter entlastet, sodass sie nicht bei jeder kleinen Bestellung die Prüfung übernehmen müssen. Erst dort, wo es wichtig wird, werden sie eingeschaltet. Die Durchlaufzeit für Bestellvorgänge mit geringen Kosten wird verringert und der Bestellprozess insgesamt effizienter.

Welche Rolle spielen Konnektoren?

Sowohl Power BI als auch Power Automate als Bestandteile der Microsoft Power Platform nutzen Konnektoren.

Ein Konnektor ermöglicht es Diensten und Anwendungen sich mit Microsoft Power Automate, PowerApps, Power BI, und Azure Logic Apps zu verbinden. Power Automate liefert für diese verküpften Dienste die entsprechenden Flow-Templates gleich mit.

„Microsoft-Programme wie Excel, Outlook, OneDrive, SharePoint und Dynamics 365 sind standardmäßig in Power Automate und Power BI, und somit auch PAFnow, integriert. Konnektoren ermöglichen es Anwendern sich mit einer Vielzahl weiterer Tools zu verbinden. Dazu gehören zum einen Datenquellen und zum anderen Programme, die im Betriebsablauf genutzt werden, etwa Salesforce, SQL-Server oder auch Dropbox und Twitter. Sie ermöglichen eine reibungslose Vernetzung und schnelle Ergebnisse bei der Automatisierung und sind damit die geheime Waffe der Power Platform.“

Gerrit Kohrs, Head of Business Unit BPM, celver AG

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